Ein Unternehmen startet 80 Projekte gleichzeitig. Keines lässt sich zügig abschließen. Das ist kein Pech oder Unvermögen. Es folgt einer einfachen Logik.

Kürzlich war ich zusammen mit Nicole Weidner bei Thomas Wuttke im Projektmanagement-Podcast (Folge 229). Das Thema: „Weniger ist mehr“. Bezogen auf das Portfoliomanagement.

Was so simpel klingt, provoziert in der Praxis erstaunlich viel Widerstand.

Thomas stellte sofort die richtige Frage: Was sagt denn der Vertrieb dazu? Der stirbt doch bei so einer Argumentation.

Fair enough. Aber die Antwort ist einfacher, als die meisten erwarten.

Das Missverständnis: Weniger heißt nicht Verzicht

„Weniger ist mehr“ bedeutet nicht: weniger Projekte, weniger Umsatz, weniger Ambition. Es bedeutet: weniger gleichzeitig.

Der Unterschied ist entscheidend. Wer 80 Projekte parallel laufen lässt, zwingt die Mitarbeitenden, ständig zwischen Aufgaben zu wechseln. Untersuchungen – unter anderem von Gerald Weinberg – zeigen, dass Context-Switching bis zu 20–25 Prozent der Produktivität kosten kann, wenn man an zwei bis drei Projekten gleichzeitig arbeitet. (Je mehr parallele Projekte es werden, desto mehr schießt dieser Wert in die Höhe.)

Das heißt: Mindestens ein Viertel der bezahlten Arbeitszeit geht verloren – nicht für Ergebnisse, sondern für das Umschalten zwischen Projekten. Für das Wieder-Reinkommen. Für das Beantworten von Rückfragen aus Projekt A, während Projekt B gerade Aufmerksamkeit braucht.

Die Alternative: Starte zunächst nur die wichtigsten Projekte. Staffele den Rest. Jedes einzelne Projekt lässt sich schneller abschließen – und der Gesamtdurchsatz steigt.

„Mach nicht 80 Projekte in deiner Organisation auf einmal, sondern mach erstmal nur die zehn wichtigsten. Dann sorgst du dafür, dass diese 10 Projekte relativ zügig fertig werden – und die nachrückenden Projekte in der Pipeline werden dann genauso schnell fertig.“

Das Grundprinzip ist nicht neu. Es steckt in der Theory of Constraints, in Kanban, in Little’s Law. Was das Execution Excellence Manifesto daraus macht: Die konsequente Übersetzung auf die spezifische Situation von KMU, die weder 18 Monate Zeit für einen umfassenden Change-Prozess noch ein eigenes PMO haben.

Der Golf Diesel und die Systemgrenze

Als Thomas im Podcast nachbohrte – Aber der Vertrieb! – fiel mir eine Analogie ein, die ich seitdem nicht mehr loswerde:

„Jedes System hat eine Maximalkapazität. Ich hatte in meiner Jugend mal einen Golf Diesel mit 54 PS. Ich konnte machen, was ich wollte – der ist keine 200 gefahren. Ging nicht. So hat auch die Delivery in einem Unternehmen systemische Begrenzungen und ist nur zu einem bestimmten maximalen Output in der Lage.“

Der Vertrieb darf und soll …

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Die Strategie steht. Die Jahresplanung ist fertig. Aber drei Monate später hakt es in der Umsetzung: Projekte dauern länger als geplant, Prioritäten sind unklar, und trotz 100% Auslastung werden zu wenige Projekte abgeschlossen.

Kommt Ihnen bekannt vor?

Gemeinsam mit der Community of Practice „Pragmatisches Multiprojektmanagement für KMU“ im PMI Germany Chapter organisiere ich am 26. März 2026 das KMU-Event München für Geschäftsführer und Entscheider.

KMU-Event München: Ein Tag, drei Ergebnisse:

• Klarheit – Warum Projekte länger dauern als nötig
• Zahlen – Ein Business Case für Ihre Situation
• Fahrplan – Konkrete Schritte für die ersten Wochen

Keine Theorie-Marathons. Keine Best Practices aus Konzernen, die in KMU nicht funktionieren.

Stattdessen: Pragmatische Methoden, die mit Ihrer bestehenden Mannschaft funktionieren – entwickelt von Praktikern, getestet in der Praxis.

Event-Details:

• Datum: 26. März 2026, 09:00–18:00 Uhr
• Ort: Xenium AG, München
• Für: Geschäftsführer und Entscheider in KMU (50–500 Mitarbeiter)
• Teilnahmegebühr: 590 € (PMI-Mitglieder: 490 €)

Zur Event-Seite & Buchung →

Mehr zu meinem Ansatz: Pragmatisches Portfoliomanagement mit Execution Excellence

Weitere Events: Veranstaltungen…

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Execution Excellence transformiert Ihre Geschäftsprozesse, beschleunigt Ihre Projekte, sorgt für deutlich höhere Effizienz und hilft Ihnen, schneller als je zuvor innovative Lösungen auf den Markt zu bringen.

Der Hauptnutzen von Execution Excellence ist die Geschwindigkeit, mit der Unternehmen – parallel zum gut beherrschten Tagesgeschäft – neue, innovative Produkte und Services auf den Markt bringen oder interne Verbesserungs-Projekte abschließen.

Innovationen lassen sich wegen der immer zu erwartenden Unsicherheiten und Risiken nicht detailliert planen. Es werden Schwierigkeiten auftauchen. Sie müssen bereit sein, den Weg, den Sie eingeschlagen haben, bei Bedarf unterwegs zu ändern.

„Fail fast“ – schnelles Scheitern, schnelles Lernen und schnelle Anpassung – wird dann zum Erfolgsfaktor.

Denn dann lernen Sie früher als Ihre Konkurrenz aus den Irrtümern, die unweigerlich auftreten werden.

Dann bringen Sie früher als Ihre Konkurrenz funktionierende Produkte und Services auf den Markt.

Welchen entscheidenden Erfolgsfaktor es dabei gibt (obwohl er vermeintlich vollkommen banal erscheint), darüber sprechen die Autoren des Execution-Excellence-Manifests in ihrer Webinar-Reihe „Umsetzung beschleunigen“.

Die Webinar-Reihe gliedert sich in drei Teile, die Ihnen Schritt für Schritt zeigen,

• wie Sie zunächst für sofortige Entlastung sorgen,
• wie Sie dann durch die Anwendung weniger pragmatischer Prinzipien dauerhafte Verbesserungen in Ihrem Projektgeschäft herbeiführen,
• und schließlich, wie Sie ganz konkret die Umsetzungsschritte angehen können, in kurzer Zeit die Leistungsfähigkeit Ihrer Organisation steigern und Ihre Projekte beschleunigen.

Die Webinare der Reihe „Umsetzung beschleunigen“ dauern jeweils 30 Minuten und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Ihre Organisation in eine schnellere Umsetzung kommt.

• Webinar 1: Die Macht der Visualisierung und die Kunst des Weglassens
• Webinar 2: Das Execution-Excellence-Manifest – Sechs Prinzipien für schnellere und bessere Umsetzung
• Webinar 3: Konkrete Schritte zum Erfolg. Die 5-Workshops-in-4-Wochen-Reihe.

Das ist die Chance, Ihre Projekte zu beschleunigen und auf das nächste Level zu heben. Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz und melden Sie sich hier kostenfrei für das erste Webinar an. …

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Führungskräfte und Projektmitarbeitende haben oft unterschiedliche Sichtweisen auf den Stand der laufenden Projekte. Als Einzelperson mit nur der eigenen Perspektive verliert man schnell den Überblick über das große Ganze. Es kommt zu Ineffizienzen, Missverständnissen und Zielkonflikten.

Die einfache Lösung lautet: Schaffen Sie mittels Visualisierung für alle Beteiligten Transparenz über die aktuelle Projektlandschaft! So richten Sie Ihre Organisation auf einen gemeinsames Bild zum Projektportfolio aus.

Der Vorteil visueller Darstellungen

Als visuelle Wesen können wir Menschen komplexe Informationen besonders gut mit Hilfe von Bildern erfassen. Für Projektportfolios eignen sich intuitive Ansichten wie:

• Projektübersichten mit Terminen, Budgets, Phasen und Risiken
• Portfolio-Heatmaps zu Ressourcen und Kapazitätsauslastung
• Fortschrittsansichten mit Projektstatus auf einen Blick
• Finanzberichte zu Kosten, Wertbeiträgen und Erträgen.

Solche Visualisierungen geben allen Beteiligten einen Blick auf die aktuelle Situation und schaffen ein gemeinsames Verständnis.

So erreichen Sie ein Alignment der gesamten Organisation

Oft wird das Visualisierungsprinzip jedoch nicht konsequent umgesetzt. Häufige Hemmnisse sind:

• Beschränkter Zugriff: Nur wenige haben Zugriff auf Portfolioinformationen.
• Insellösungen: Verschiedene, nicht integrierte Tools für Berichte und Visualisierungen.
• Manueller Aufwand: Hoher Zeitaufwand für die Datenaufbereitung. (Projektleiter:innen, Hand aufs Herz: Liebt ihr das Reporting?)

Setzen Sie hier an: Nutzen Sie moderne, cloudbasierte Lösungen für Projektportfolio-Management. So haben alle Stakeholder von überall Zugriff auf zentrale, aktuelle Sichten.

Integrieren Sie Reporting und Visualisierung nahtlos in bestehende Systeme und automatisieren Sie Reporting-Aufgaben weitestgehend.

Am wichtigsten: Beseitigen Sie Zugangsbarrieren! Je leichter und niedrigschwelliger der Zugriff auf Portfoliodaten ist, desto besser können Sie ein gemeinsames Verständnis in der Organisation schaffen und die Strategieumsetzung gemeinsam vorantreiben.

Das Execution Excellence Manifest zeigt weitere praxiserprobte Prinzipien für effizientes Projektportfolio-Management.…

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Parallel laufende Projekte, ständige Feuerwehr-Einsätze, und der Überblick geht verloren – ein bekanntes Szenario in vielen Unternehmen. Doch es gibt einen Ausweg aus diesem Projektportfolio-Durcheinander:

• Kennzahlengetriebenes Portfolio-Management nach dem Prinzip „Steuern Sie über Kennzahlen“.

Kennzahlen: Der Schlüssel zur Transparenz des Projektportfolios

Je mehr Vorhaben gleichzeitig laufen, desto komplexer wird die Gemengelage. Risiken wie Überlastungen, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen treten auf. Ohne aussagekräftige Kennzahlen bleiben Warnzeichen oft unentdeckt, bis es zu spät ist. Richten Sie daher frühzeitig eine effektive Kennzahlen-Überwachung ein.

Drei Kernindikatoren für den Überblick:

• Projektfortschritt im Vergleich zu Meilenstein-Plänen
• Verhältnis von Ressourcenauslastung zur Kapazität
• Finanzstatus inklusive Budgets und Profitabilität

Eine Ampellogik kann den aktuellen Status sofort erkenntlich machen.

Kontinuierliche Bewertung – das Frühwarnsystem

Den entscheidenden Unterschied macht das aktive Monitoring der Kennzahlen. Etablieren Sie daher einen kontrollierten Prüf-Rhythmus, z.B. alle zwei oder vier Wochen.

In diesen Jour Fixe Meetings analysieren Sie Auffälligkeiten, ergründen Abweichungsursachen und leiten bei Bedarf Gegenmaßnahmen ein:

• Neubewertung und Priorisierung von Projekten
• Zuweisung zusätzlicher Ressourcen und Budgets
• Anpassung von Terminen und Eckdaten

So bringen Sie Ihr Projektportfolio auf Kurs und schaffen günstige Bedingungen für die Umsetzung der Unternehmensstrategie.

Ein kerngesundes Projektportfolio durch kennzahlenbasierte Steuerung ist einer der Schlüssel zu exzellenter Strategieumsetzung. Mehr dazu im Execution Excellence Manifest.…

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Methoden für effizientes Projektportfolio-Management versprechen enorme Vorteile für Ihr Unternehmen. Aber wie setzen Sie diese in der Praxis bestmöglich um? Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Plan für einen erfolgreichen Start mit Lean Portfolio Management nach dem Prinzip „Starten Sie schnell“.

Schritt 1: Bestandsaufnahme der Kapazitäten durchführen

Beginnen Sie damit, alle verfügbaren Ressourcen für Projektarbeit zu erheben. Ermitteln Sie, wie viele Personentage bzw. Vollzeitäquivalente – am besten aufgegliedert nach den benötigten Skills – in Teams und Fachabteilungen für Projektaufgaben eingeplant sind. Nutzen Sie hierzu am besten die Kapazitätsplanungsfunktionen moderner Portfolio-Tools.

Schritt 2: Kerndetails der Projektvorhaben erheben

Als Nächstes gilt es, die wesentlichen Angaben für laufende und geplante Projekte zusammenzutragen. Dazu gehören:

• Ziele/Nutzen und erwarteter Umsatz/Profit
• Geplanter Abschluss und wichtige Meilensteine
• Bedarfe an Projektmitarbeitern nach Qualifikationen auf Monatsbasis

… also die Eckdaten, nicht mehr.

Schritt 3: Visualisierung und Transparenz

Übertragen Sie Kapazitäts- und Projektdaten in eine cloudbasierte PPM-Lösung. So erhalten Sie volle Transparenz über:

• Die aktuelle Auslastungssituation im Gesamtportfolio
• Projektfortschritte und Ampelstatus pro Vorhaben
• Budget- und Profitabilitätslage

Schritt 4: Kontinuierliche Verbesserung starten

Zögern Sie nicht loszulegen, selbst wenn die Datenqualität noch nicht optimal ist. Entscheidend ist die ständige Soll/Ist-Überprüfung in regelmäßigen Review-Zyklen. Analysieren Sie in zwei- oder vierwöchigen Meetings:

• Terminabweichungen und Risiken
• Ressourcenengpässe im Projektportfolio
• Abweichungen von Budgets und Ertragserwartungen

Leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein und optimieren Sie die Planung schrittweise. Schaffen Sie außerdem sofort Entlastung für überlastete Ressourcen und reduzieren Sie unnötigen Reporting-Aufwand. So können sich alle aufs Wesentliche konzentrieren: Die zügige Fertigstellung der Vorhaben zur Strategieumsetzung.

Starten Sie noch heute mit Lean Portfolio Management durch! Details und weitere wertvolle Prinzipien finden Sie im Execution Excellence Manifest.…

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Der Beitrag 19.03.2024 [München] Projekte schneller umsetzen ohne zusätzliche Ressourcen erschien zuerst auf Klaus Nitsche - Business Coach und Berater für erfolgreiche Projekte.

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Der Beitrag 14.03.2024 [Online] Projekte schneller umsetzen erschien zuerst auf Klaus Nitsche - Business Coach und Berater für erfolgreiche Projekte.

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