Das Phänomen Multitasking begegnet uns im Privatleben und bei der Arbeit. Wir brüsten uns sogar damit, wie Multitasking-fähig wir sind. Obwohl wir es eigentlich besser wissen.
Multitasking im Alltag
Multitasking setzt uns unter Stress und lässt uns weniger produktiv sein. Und doch lassen wir es ständig zu. Wir haben vieles gleichzeitig zu erledigen.
Am Ende des Tages fragen wir uns: Was habe ich heute geschafft? Habe ich die To-Dos hinbekommen, die ich mir vorgenommen hatte? Die Dinge abgearbeitet, die wichtig gewesen wären? Die Antwort ist häufig: Nein, es ist uns nicht gut gelungen. Oder nur auf Kosten unseres Nervenkostüms.
Selbst wenn wir im Multitasking-Modus viele Aufgaben erledigt haben, stellen wir zweierlei fest:
- Zum einen, dass wir deutlich länger brauchten, als wenn wir uns konzentriert mit einer Aufgabe nach der anderen beschäftigt hätten.
- Zum anderen, dass wir die Aufgabe nicht in der gewünschten Qualität erledigt bekamen. Hauptsache, sie ist vom Tisch. Denn: Mit vielen Tellern gleichzeitig zu jonglieren, versetzt unser Gehirn in eine Art Überlebens-Modus. Es versucht, die Gesamtlast der auf uns einstürmenden Dinge zu reduzieren und sich schnell der Stressfaktoren zu entledigen.
Diese Effekte kennen wir alle im täglichen Leben und wissen, wie schädlich sie für unsere Gelassenheit und für die Qualität der Ergebnisse sind.
Es existieren Methoden wie Getting Things Done oder die Eisenhower-Matrix, die uns helfen, nach sinnvollen Prinzipien zu priorisieren, das Multitasking zu überwinden und die wichtigen Aufgaben abzuarbeiten. Es ist nur nötig, sie konsequent anzuwenden. Gleichzeitig sorgen wir dafür, dass wir bei der Arbeit ungestört bleiben. Tun wir doch, nicht wahr?
Multitasking in der Wissensarbeit
In der Wissensarbeit ist es noch schlimmer. Wo wir es mit komplexer Denkarbeit zu tun haben, verstärken sich diese Effekte weiter.
Das Telefon klingelt ständig und unterbricht harsch jeden Arbeitsfluss. Das E-Mail-Programm zeigt fröhlich neu eingetroffene Mails an. Und, und, und.
Wir haben eine neue Verkaufspräsentation zu erstellen? Es fällt uns schwer, eine packende Sales Story zu entwickeln, wenn Störungen uns ständig aus unseren Gedanken reißen. Wir beginnen jedes Mal auf einer tieferen Ebene von Neuem. Wir brauchen Zeit, um uns erneut hineinzudenken. (Das Stichwort lautet “geistige Rüstzeiten”.) In der Summe kostet es das Drei- oder Vierfache der Zeit, die wir gebraucht hätten, wenn wir uns in einen ruhigen Raum eingeschlossen hätten. Wenn Mails und Anrufe uns nicht abgelenkt hätten und wenn wir konzentriert daran gearbeitet hätten.
Wir entwickeln ein Softwareprodukt und sitzen am Code für das Backend? Wenn wir häufiger abgelenkt werden, kommt es gerne zu Fehlern. Die fallen hoffentlich im Test auf, aber es ist eine Korrektur nötig. So entstehen vermeidbare Defekte.
Multitasking bei Teams
In der Team-Zusammenarbeit warten wir auf die Ergebnisse von jemand anderem, um weiterzumachen. Oder wir arbeiten parallel an einem Thema.
Und durch diesen weiteren Faktor vervielfachen sich die schädlichen Effekte des Multitaskings. Nicht nur wir selbst sind betroffen, sondern auch unsere Team-Mitglieder. So werden Ergebnisse später fertig. Projekte dauern länger. Die Qualität der Ergebnisse sinkt.
Das führt zu einer einfachen Konsequenz: Teams arbeiten am besten in einem “geschützten Raum” und indem sie ihre Arbeit selbst organisieren.
Systematisch gesteuerter Arbeitsfluss bedeutet Produktivität
Zumindest in einer idealen Welt laufen Teams so zu Hochform auf und liefern zügig Ergebnisse aus.
Die agilen Methoden Scrum und Kanban bauen – neben anderen Prinzipien – auf diesem Grundgedanken auf.
Die Teams müssen vor zusätzlichen Aufgaben und Störungen geschützt werden.
Dass in der Realität dringliche Dinge dazwischenkommen, wissen wir alle. Aber wir können uns methodisch darauf vorbereiten. Es gibt bewährte Mechanismen, die es erlauben, eilige Aufträge vorzuziehen und unser Pensum dennoch zu schaffen.
Nur: Wenn der Großteil der Aufgaben aus solchen Ad-Hoc-Themen besteht, stimmt etwas nicht. Dann ist es Zeit, darüber nachzudenken, ob wir den Arbeitsfluss nicht insgesamt besser steuern müssen.
Dafür haben Sie in mir den richtigen Partner. Der Weg zu weniger schädlichem Multitasking und zu höherer Produktivität sieht so aus:
- Lassen Sie Ihre Teams ihre Arbeitsweise bestimmen.
- Lassen Sie Ihre Teams sich ihre Aufgaben der Reihe nach vornehmen.
- Begrenzen Sie die Anzahl der gleichzeitig zu leistenden Aufgaben.
Wie das funktioniert und wo wir beginnen, besprechen wir gemeinsam. Ihre Teams werden es Ihnen danken.
