So veranstalten Sie Webinare, die im Gedächtnis bleiben

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Gute und schlechte Webinare

Mir gefällt das Webinar-Format. Oft kann ich mich bei Webinaren in kurzer Zeit tiefergehend über ein interessantes Thema informieren. Und ich erfasse die Informationen besser und umfassender, als wenn ich nur darüber lesen würde.

So habe ich viele hochwertige Webinare besucht. Aber ich habe auch schreckliche Veranstaltungen erlebt (und schnell verlassen).

Ich arbeite viel als Moderator und Sprecher; seit der Pandemie verstärkt im Online-Format. Deswegen weiß ich um die Faktoren, die darüber entscheiden, ob ein Webinar zu einer gelungenen Veranstaltung oder zu einem Desaster wird. 

Sie sind in der Rolle des Moderators? Sie wollen Webinare anbieten? Dann helfen Ihnen die folgenden Tipps, damit Sie Ihre Veranstaltungen erfolgreich machen.

Die Grundhaltung

Die Teilnehmenden melden sich zu Ihrer Veranstaltung an, weil sie sich einen Erkenntnisgewinn davon versprechen, oder das Kennenlernen von Gleichgesinnten. Vielleicht haben sie einen Geldbetrag bezahlt, um teilzunehmen. Wertschätzen Sie das und bieten Sie ihnen ein hochwertiges Webinar-Erlebnis.

Die inhaltliche Vorbereitung

Ein Webinar muss gut vorbereitet sein. Dazu gehört eine hochwertige Präsentationsunterlage, oder bei interaktiven Formaten ein Whiteboard-Tool, das alle statischen Informationen enthält.

Machen Sie sich den zeitlichen Ablauf klar. Wie viel Zeit wollen Sie für welche Informationen oder Diskussionen aufwenden? Erstellen Sie einen Plan. Die Zeit ist begrenzt, und viele Teilnehmer werden wegen Anschlussterminen Ihre Veranstaltung pünktlich verlassen.

Eine strukturierte Agenda mit den Zeiten für die einzelnen Blöcke hilft Ihnen, gut durch Ihr Programm zu kommen. Drucken Sie sie aus und legen Sie sie griffbereit hin.

Die technische Vorbereitung

Auch die Technik beherrschen Sie hoffentlich souverän. Sind Sie geübt im Umgang mit Ihrer Meeting-Plattform, sei es Zoom oder Teams? 

Wissen Sie, wo die wesentlichen Funktionen (Bildschirm teilen, Gruppenräume eröffnen, Timer setzen) zu finden sind? Können Sie sie auch bei höherem Adrenalinpegel unfallfrei bedienen? Üben Sie das vorher!

Die Durchführung

Wenn Sie eine Präsentationsunterlage verwenden, starten Sie die Bildschirmpräsentation in PowerPoint vor Beginn der Veranstaltung. 

Ich habe viele Webinare erlebt, bei denen die vortragende Person dem Publikum zunächst aus Versehen die Bearbeitungsansicht zeigte. (Darin waren auch die Notizen zu sehen.) Oder die Referenten-Ansicht. Oder das Mail-Programm mit dem Posteingang. Dann beginnt eine hektische Fehlersuche. In der Hitze des Gefechts dauert es viel zu lange, bis die Teilnehmenden das zu sehen bekommen, was Sie beabsichtigen. Das wirkt nicht professionell.

Wenn die Bildschirmpräsentation bereits läuft, wird Ihnen das nicht passieren. Nutzen Sie zum gewünschten Zeitpunkt die Bildschirm-Teilen-Funktion Ihrer Meeting-Plattform und wählen Sie das Fenster mit der Bildschirmpräsentation aus.

Die Begrüßung

Begrüßen Sie Ihre Zielgruppe freundlich und wertschätzend. Ein bisschen Smalltalk ist angebracht, um sie einzustimmen und die Zeit zu überbrücken, bis die Zu-Spät-Kommer da sind. Aber die Teilnehmenden schenken Ihnen ihre Zeit und warten auf Ihre Inhalte. Also beginnen Sie nach zwei Minuten.

Wenn mehrere Personen moderieren, ein Host und ein Co-Host, stellen Sie Ihren Moderationspartner kurz und knapp vor. (Ich habe Fälle erlebt, in denen diese Vorstellung zu einem mehrminütigen Witz-Geplänkel zwischen Host und Co-Host ausartete. Da schwebte meine Maus schon über dem roten Button zum Verlassen des Meetings.)

Die Agenda

Wenn Sie Ihren Besuchern anschließend kurz (!) den inhaltlichen und zeitlichen Ablauf des Webinars vorstellen, wissen sie, welche Themen wann auf sie zukommen. Das hilft ihnen bei der Orientierung und schafft ein professionelles Setting.

Die eigentlichen Inhalte

Nun geht es los. 

Schalten Sie bei Bedarf alle Teilnehmer stumm. (Und teilen Sie ihnen das mit.) Es gibt Menschen, die nebenbei telefonieren, wir hören bellende Hunde oder quengelnde Kinder. Das stört enorm. Die meisten von uns haben es sich zwar angewöhnt, sich stumm zu schalten, aber manchmal vergessen wir es. Also tun Sie es.

Wenn der Co-Host die eigentliche Präsentation durchführt, proben Sie vorher die Übergabe des Screensharing. Es kostet Zeit und Nerven, wenn Sie der anderen Person erst an dieser Stelle die Berechtigung zum Teilen des Bildschirms erteilen müssen.

Teilen Sie Ihren Bildschirm und warten Sie kurz. Manchmal dauert es ein paar Sekunden, bis die Teilnehmer Ihre Unterlage sehen.

Das Zeitmanagement

Achten Sie bei Ihrer Präsentation auf den Zeitverlauf. Sie haben Ihre ausgedruckte Agenda vor sich liegen. Darauf stehen idealerweise die Uhrzeiten mit Beginn und Ende Ihrer Blöcke. Das hilft Ihnen, im Zeitplan zu bleiben. Wenn Sie an einer Stelle überziehen, versuchen Sie das anschließend auszugleichen, indem Sie Unwichtiges weglassen.

Interaktion im Chat

Haben Sie einen Blick auf den Chat. Dort geben Teilnehmer Feedback, wenn es technische Probleme gibt, oder sie stellen inhaltliche Fragen. Sammeln Sie diese Fragen, und besprechen Sie sie entweder gleich oder in einem Block am Ende. Es ist hilfreich, wenn ein Co-Host Ihnen das abnimmt.

Die Sprache

Seien Sie beim Sprechen Sie selbst; alles andere wirkt nicht authentisch. Aber achten Sie auf zwei Dinge:

Vermeiden Sie ein zu schnelles Sprechtempo. Sprechen Sie langsamer, als es Ihnen normal erscheint, und machen Sie Pausen. Für die Zuhörer ist das ein angenehmes Tempo, bei dem sie die Informationen gut aufnehmen können.

Vermeiden Sie sinnlose Füllwörter wie “ähm, genau, also.” Das wirkt unprofessionell.

Zum Schluss

Holen Sie Feedback von Ihren Teilnehmern ein. Fragen Sie, wie zufrieden sie mit den Inhalten, der Organisation und der Durchführung des Webinars waren. Benutzen Sie entweder eingebaute Funktionen Ihrer Meeting-Plattform oder eine Umfrage, die Sie mit einem entsprechenden Online-Tool durchführen.

Sie bekommen wertvolle Rückmeldungen, die Ihnen helfen, Ihre Webinare kontinuierlich zu verbessern.

Viel Erfolg bei Ihren Webinaren!

Bild von Klaus Nitsche

Klaus Nitsche

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