Projekte sind das Werkzeug der Wahl, um die strategischen Ziele Ihrer Organisation umzusetzen.
Sie erfordern ein hohes Maß an Management und Koordination.
Hier kommt das Project Management Office (PMO) ins Spiel.
Eine Organisation ohne ein effektives PMO ist wie ein Schiff ohne einen Kompass. Es kann sich zwar bewegen, aber es ist nicht leicht, zu erkennen, ob es in die richtige Richtung steuert.
Ein PMO ist mehr als eine Support-Struktur für Projekte. Mehr als eine Projektassistenz. Es ist ein entscheidendes strategisches Instrument für mehr Effektivität und Effizienz des Projektmanagements in einer Organisation.
Was ist ein PMO?
Zunächst zu der Frage, was ein PMO ist:
Der Begriff PMO steht für eine Einheit innerhalb der Organisation, die effektive Projektmanagement-Standards definiert und durchsetzt. Ein PMO sorgt für konsistente, vorhersehbare und wiederholbare Projektabwicklung. Das führt zu besseren Projektergebnissen.
In diesem Sinne geht das PMO weit über eine einfache Projektassistenz hinaus. Viele verstehen das immer noch darunter – eine Projektassistenz, die unterstützende und administrative Aufgaben innerhalb eines Projekts übernimmt.
Aber hier spreche ich über das PMO als Schaltzentrale des Projektmanagements in der Organisation: Ein übergreifendes, strategisches, steuerndes, beratendes PMO.
In den letzten Jahren hat sich die Rolle des PMO stark weiterentwickelt. Früher war es hauptsächlich als administrative Einheit gedacht, die sich um die klassische Planung, Koordination und Durchführung von Projekten kümmerte.
Heute hat sich das PMO zu einer strategischen Einheit entwickelt, die nicht nur die Umsetzung von Projekten überwacht. Sie definiert auch die strategische Ausrichtung der Organisation (mit) und sorgt für die Umsetzung.
Funktionen und Rollen eines PMO
Projektmethodik – der Dirigent
In vielen Organisationen ist es unklar, wann und wie verschiedene Projektmanagement-Methoden zum Einsatz kommen.
Ein PMO mit solidem Verständnis für verschiedene Methodiken hat hier eine entscheidende Rolle. Es wählt die passende Projektmethodik – klassisch, agil oder eine Mischform – im jeweiligen Kontext aus.
Es ist in allen Facetten des Projektmanagements zu Hause, kennt die Prozesse des klassischen Projektmanagements und die Flexibilität, die das agile Projektmanagement bietet.
Die Organisation profitiert so von den Vorteilen aller Methoden. Mit einem fachlich hoch qualifizierten PMO picken Sie Rosinen und bedienen sich aus den Methodenkoffern der klassischen und der agilen Welt.
Projektplanung und Projekt-Portfoliomanagement – der Schach-Taktiker
Eines der Hauptprobleme, die Organisationen bei ihren Projekten haben, ist die mangelnde strategische Ausrichtung.
Projekte werden oft isoliert durchgeführt, ohne dass ihre Auswirkungen auf die Gesamtstrategie der Organisation berücksichtigt werden.
Ein leistungsfähiges PMO macht hier den entscheidenden Unterschied. Es plant und steuert das Projektportfolio der Organisation. Also die Summe aller Projekte oder Programme, die in einer Organisation durchgeführt werden.
Das PMO sorgt dafür, dass die Projekte im Einklang mit den strategischen Zielen der Organisation stehen und diese zum richtigen Zeitpunkt unterstützen.
Es hilft, die Projekte richtig zu priorisieren, finanzieren und personell zu besetzen. So bringt es die Strategie auf die Straße.
Coaching und Beratung – der Projektpsychologe, Unterstützer und Moderator
Coaching und Beratung sind sehr wichtige Aufgaben eines PMO. Es berät Projektleitungen, Projektteams und Führungskräfte, unterstützt sie bei der Lösung von Problemen und verbessert ihre Projektmanagement-Fähigkeiten.
Ein PMO hilft, die Leistung der Projektteams zu verbessern und gute Projektergebnisse zu erzeugen.
Das PMO fördert eine lernende Organisation. Es schafft eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der ständig ein Lernen aus Erfolgen und Misserfolgen praktiziert wird.
Dadurch kann die Organisation ihren Reifegrad im Projektmanagement verbessern.
Personelle Ressourcen und Qualifizierung – der Trainer und Sportdirektor
In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung ist das PMO für die Qualifizierung und Entwicklung der Mitarbeitenden im Bereich Projektmanagement verantwortlich.
Es organisiert Trainings, Workshops und Mentoring-Programme. Damit verfügen die Projektteams über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse.
Das PMO verwaltet einen Pool von qualifizierten Mitarbeitenden und wählt die richtigen Personen für die richtigen Projekte aus.
Governance und Controlling – der Rechercheur und Berichterstatter
Governance und Controlling sind traditionell die bekanntesten Funktionen eines PMO.
Es ist verantwortlich für das Projektcontrolling, definiert Prozesse und Standards und stellt deren Einhaltung sicher.
Es stellt Vorlagen und Templates bereit und überwacht Kosten, Zeitpläne, Qualität und Projektrisiken.
Das PMO fungiert als das „Gewissen“ der Projekte. Die Projekte werden in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und -standards durchgeführt.
Das PMO überwacht, ob die Projekte die erwarteten Ergebnisse liefern und ob sie einen Mehrwert für die Organisation bringen.
Dabei ist diplomatisches Geschick hilfreich.
Wenn die Beteiligten das Gefühl haben, dass es sich um eine “Projektpolizei” handelt, sind Widerstände vorprogrammiert.
Positionieren Sie ein PMO insgesamt so, dass die wahrgenommene Wirkung eine unterstützende und anbietende ist. Der Controlling-Aspekt soll in der Arbeit des PMO nicht zu sehr im Vordergrund stehen.
Das PMO als Treiber der Transformation – der Change Agent und Motor für neue Wege
Agilität wird zum neuen Standard. Hier spielt das PMO eine zentrale Rolle bei der Transformation einer Organisation hin zu mehr Agilität.
Es fördert die Einführung agiler Praktiken und Prozesse und unterstützt die Organisation bei der Bewältigung der Herausforderungen, die mit dieser Transformation einhergehen.
Das PMO ist damit nicht nur ein Verwalter, sondern auch ein Innovator und Katalysator für Veränderungen.
Es hilft der Organisation, neue Wege zu gehen und sich an die sich ständig verändernde Geschäftsumwelt anzupassen.
Es fungiert als „Center of Excellence“ für die agile Transformation.
Qualifikationen und Fähigkeiten für ein erfolgreiches PMO
Die Leitung und das Team eines PMO brauchen bestimmte Fähigkeiten und Kenntnisse, um erfolgreich zu sein. Die wichtigsten sind:
- Projektmanagement: Ein gründliches Verständnis und Praxis-Erfahrung der Projektmanagement-Prinzipien und -Praktiken sind unerlässlich.
Das umfasst Kenntnisse sowohl im traditionellen als auch im agilen Projektmanagement.
Die Methoden des klassischen PM gehören ebenso ins Repertoire des PMO wie Scrum und Kanban. - Kommunikation: Gute Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend, um zielführend mit Projektteams, Stakeholdern und der Unternehmensführung zu kommunizieren.
- Leadership: Die Leitung eines PMO erfordert starke Führungsqualitäten.
Dazu gehört, ein Team zu leiten, Konflikte zu lösen und eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Das PMO nimmt darüber hinaus innerhalb der ganzen Projektorganisation eine Leadership-Rolle ein. Die Leitung und die Mitglieder des PMO-Teams benötigen also entsprechende Qualitäten. - Analytische Fähigkeiten: Ein effektives PMO muss in der Lage sein, komplexe Informationen zu analysieren und daraus nutzbare und management-taugliche Einblicke und Empfehlungen zu erzeugen.
Das ist besonders für den Aspekt “Governance und Controlling” wichtig. - Verhandlungssicherheit: Ein PMO muss Verhandlungen führen, sei es um Ressourcen, Prioritäten oder Lösungen für Projektprobleme.
Diese Verhandlungen können konfliktbehaftet sein.
Standhafte und gleichzeitig kooperative Persönlichkeiten werden benötigt. - Veränderungsmanagement: Da das PMO eine Schlüsselrolle bei der Durchführung von Veränderungen spielt, sind solide Kenntnisse im Veränderungsmanagement wichtig.
So wird ein strategisches PMO in die Organisation eingebettet
Ein PMO in dem Sinne, wie ich es hier beschreibe, nimmt eine wichtige strategische Rolle in der Organisation ein.
Es kann auf keinen Fall “irgendwo unten links” im Organigramm zu finden sein.
Sie tun gut daran, ein PMO prominent anzusiedeln. Dort, wo es die Möglichkeit hat, im Zusammenspiel mit dem Top-Management die Unternehmensstrategie mit Hilfe der Projekte umzusetzen. Sei es als Stabsstelle oder als eigene Abteilung auf der oberen Ebene der Unternehmensleitung.
Fazit
Ein PMO ist ein wesentlicher Faktor für besseres Projektmanagement in Organisationen.
Mit seiner breiten Palette von Funktionen – von der Methodenauswahl über das Projektportfolio-Management bis hin zur Personalentwicklung und Transformation – steigert ein schlagkräftiges PMO die Effektivität und Effizienz Ihrer Projekte.
Mit langjähriger Erfahrung in der Leitung von Projekten und dem Aufbau von PMOs kann ich Ihre Organisation dabei unterstützen, Ihr Projektmanagement zu verbessern. Ein gut aufgebautes und effektiv geleitetes PMO steigert die Qualität Ihrer Projekte und trägt letztendlich dazu bei, Ihre strategischen Ziele zu erreichen.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Rolle des PMO in Ihrer Organisation neu zu bewerten und die Vorteile eines gut geführten PMO voll auszuschöpfen.
Bringen Sie mehr Power in Ihre Projektorganisation!
