Welche Projektvorgehensweise ist die beste?

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Das kommt darauf an, wen wir fragen.

Klassisch ausgebildete Projektleiter ziehen auf diese Frage ihre bewährten Methoden mit Phasenmodell, Projektplan, Meilensteinen usw. aus der Schublade.

Verfechter agiler Vorgehensweisen sehen das anders. Sie schlagen zunächst einen Design Sprint oder eine Design-Thinking-Phase vor. Anschließend bildet sich ein Scrum-Team, das in seinen Sprints ein Minimum Viable Product erstellt. Danach sieht man weiter.

An dieser Stelle ziehen wir zwei Schlüsse.

  1. Wir neigen dazu, das Hilfsmittel zu nutzen, das wir gut beherrschen. Wir favorisieren eine Vorgehensweise, mit der wir gute Erfahrungen haben. Oder die tief in der Arbeitsweise und der Kultur des Unternehmens verankert ist. Das ist eine natürliche Reaktion. Deswegen antwortet jede befragte Person anders.
  2. Die Frage ist zu oberflächlich gestellt, ähnlich der Frage: “Was kostet ein Auto?”

Die Frage lautet besser:

Welches ist die beste Vorgehensweise für meine Problemstellung und meine konkreten Rahmenbedingungen?

Aber ist diese Frage überhaupt wichtig?

Ja. Denn eine ungeeignete Vorgehensweise zu wählen, kann Projekte deutlich verzögern, schlechte Ergebnisse produzieren, oder scheitern lassen.

Kompliziert vs. komplex

Wir betrachten als erstes: Handelt es sich um eine komplizierte oder eine komplexe Problemstellung?

Um diesen Unterschied besser zu verstehen, nehmen wir das Beispiel einer mechanischen Armbanduhr. Sie ist zweifellos ein technisches Meisterstück, bei dem viele Bauteile geschmeidig ineinandergreifen.

Aber Zusammenhänge der Bauteile sind definiert. Die Ursachen und Wirkungen lassen sich genau beschreiben.

Nicht jede/r ist in der Lage, solch eine Uhr zusammenzubauen oder zu reparieren. Das erfordert Wissen und Können. Aber jemand mit der entsprechenden Ausbildung und Erfahrung wird diese Aufgabe meistern. Das ist vorhersagbar. Die Armbanduhr ist kompliziert.

Komplizierte Aufgaben meistern wir mit den folgenden Strategien gut:

  • Lernen, wie etwas funktioniert,
  • Analysieren,
  • Erfahrungen und Daten aus der Vergangenheit benutzen, um daraus Entscheidungen abzuleiten.

Diese Frage hilft uns: Kann jemand dafür ein Handbuch schreiben oder einen verlässlichen Plan entwickeln? Falls ja, ist der Sachverhalt wahrscheinlich kompliziert.

Komplex ist etwas dann, wenn mehrere unbekannte Faktoren ins Spiel kommen. Wir sind nicht in der Lage, ihr Zusammenwirken vorherzusehen.

Das ist der Grund, warum Fußballspiele spannend sind, oder wir das Wetter nicht für den nächsten Monat vorhersagen können.

Wenn etwa Menschen im Spiel sind und Überraschungen möglich sind, sind wir nicht fähig, die Ursache-Wirkung-Mechanismen zu überblicken.

Komplexe Probleme meistern wir am besten mit anderen Strategien:

  • Erkunden und einen “Probeschritt” machen
  • Erkennen, wie das System reagiert
  • und mit dieser Erkenntnis die nächsten Schritte machen.

Die Auswirkung von Komplexität auf die geeignete Projektvorgehensweise

Für das Projektmanagement ist der Unterschied zwischen komplizierten und komplexen Fragestellungen wichtig.

Ist das zu lösende Problem komplex oder kompliziert? Wenn wir das wissen, können wir bewerten, wie wir vorgehen.

Ein Beispiel: Der Bau einer Brücke über einen Fluss. 

Es existiert ein ausreichender Erfahrungsschatz für das Konstruieren solcher Brücken. Die Bauarbeiten und das Koordinieren der Zulieferer sind kompliziert, aber beherrschbar.

Also handelt es sich um eine komplizierte Aufgabenstellung, und es wird ein klassisches, sequentielles Vorgehen gewählt. Planungsphase, Genehmigungsphase und Bauphase folgen – zumindest in der Theorie – aufeinander. Eventuell auftretende Überraschungen versuchen wir mit einem guten Risikomanagement zu bewältigen.

Ein anderes Beispiel: Wir entwickeln eine neue Software, die ein Kundenproblem löst oder einen Mehrwert bringt.

Der Kunde hat aber noch keine genaue Vorstellung, wie das Ergebnis aussehen soll. Außerdem ändert er seine Meinung immer wieder.

Hier handelt es sich um eine komplexe Aufgabenstellung. Mit den herkömmlichen Methoden der Planung und Steuerung werden wir vermutlich weniger erfolgreich sein.

Tools zum Finden der geeigneten Projektmethode

Mit der Stacey-Matrix und dem Cynefin-Framework existieren zwei Werkzeuge, die bei der Wahl des passenden Projektvorgehens nützlich sind. Beide unterscheiden zwischen einfachen, komplizierten, komplexen und chaotischen Problemstellungen. 

Einfache und komplizierte Projekte lassen sich mit klassischem Vorgehen gut meistern.

Für komplexe und chaotische Fragestellungen eignen sich agile Methoden wie Scrum deutlich besser.

Weitere Faktoren, die das passende Projektvorgehen beeinflussen

Neben den Dimensionen, die Stacey-Matrix und Cynefin-Framework benutzen, kann es noch mehr wichtige Faktoren geben:

  • Haben wir einen Dienstleistungspartner im Projekt und nach welchem Vorgehen arbeitet dieser?
  • Hat unser Auftraggeber eine Präferenz für eine Methode?
  • Beherrschen wir überhaupt verschiedene Methoden?
  • Befinden wir uns in einem regulierten Umfeld, in dem ein bestimmtes Projektvorgehen vorgeschrieben ist?
  • und viele mehr.

Und natürlich gibt es nicht nur Schwarz und Weiß. Zwischen klassisch und agil existieren viele Spielarten und Zwischenformen unter dem Stichwort “Hybrides Projektmanagement”.

Für die Entscheidung, wie Ihr Projekt durchgeführt wird, haben Sie in mir den richtigen Partner. Der Weg zur Projektarbeit mit der passenden Projektmethode sieht so aus:

  • Wir analysieren mit den Beteiligten die Aufgabenstellung und den Rahmen.
  • Wir finden die geeignete Methode und prüfen, ob sie durch Ihr Projektteam leistbar ist.
  • Bei Bedarf unterstütze ich Sie mit Trainings.
  • Der Projekt-Kickoff findet statt.

Besprechen wir gemeinsam Ihre Aufgabenstellung. Ihr Projekt wird davon profitieren.

Bild von Klaus Nitsche

Klaus Nitsche

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