Mit den richtigen Kennzahlen das Projektportfolio im Griff

Mit den richtigen Kennzahlen das Projektportfolio im Griff

Parallel laufende Projekte, ständige Feuerwehr-Einsätze, und der Überblick geht verloren – ein bekanntes Szenario in vielen Unternehmen. Doch es gibt einen Ausweg aus diesem Projektportfolio-Durcheinander:

Kennzahlen: Der Schlüssel zur Transparenz des Projektportfolios

Je mehr Vorhaben gleichzeitig laufen, desto komplexer wird die Gemengelage. Risiken wie Überlastungen, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen treten auf. Ohne aussagekräftige Kennzahlen bleiben Warnzeichen oft unentdeckt, bis es zu spät ist. Richten Sie daher frühzeitig eine effektive Kennzahlen-Überwachung ein.

Drei Kernindikatoren für den Überblick:

  • Projektfortschritt im Vergleich zu Meilenstein-Plänen
  • Verhältnis von Ressourcenauslastung zur Kapazität
  • Finanzstatus inklusive Budgets und Profitabilität

Eine Ampellogik kann den aktuellen Status sofort erkenntlich machen.

Kontinuierliche Bewertung – das Frühwarnsystem

Den entscheidenden Unterschied macht das aktive Monitoring der Kennzahlen. Etablieren Sie daher einen kontrollierten Prüf-Rhythmus, z.B. alle zwei oder vier Wochen.

In diesen Jour Fixe Meetings analysieren Sie Auffälligkeiten, ergründen Abweichungsursachen und leiten bei Bedarf Gegenmaßnahmen ein:

  • Neubewertung und Priorisierung von Projekten
  • Zuweisung zusätzlicher Ressourcen und Budgets
  • Anpassung von Terminen und Eckdaten

So bringen Sie Ihr Projektportfolio auf Kurs und schaffen günstige Bedingungen für die Umsetzung der Unternehmensstrategie.

Ein kerngesundes Projektportfolio durch kennzahlenbasierte Steuerung ist einer der Schlüssel zu exzellenter Strategieumsetzung. Mehr dazu im Execution Excellence Manifest.…

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Lean Portfolio Management: So starten Sie effizient durch

Methoden für effizientes Projektportfolio-Management versprechen enorme Vorteile für Ihr Unternehmen. Aber wie setzen Sie diese in der Praxis bestmöglich um? Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Plan für einen erfolgreichen Start mit Lean Portfolio Management nach dem Prinzip „Starten Sie schnell“.

Schritt 1: Bestandsaufnahme der Kapazitäten durchführen

Beginnen Sie damit, alle verfügbaren Ressourcen für Projektarbeit zu erheben. Ermitteln Sie, wie viele Personentage bzw. Vollzeitäquivalente – am besten aufgegliedert nach den benötigten Skills – in Teams und Fachabteilungen für Projektaufgaben eingeplant sind. Nutzen Sie hierzu am besten die Kapazitätsplanungsfunktionen moderner Portfolio-Tools.

Schritt 2: Kerndetails der Projektvorhaben erheben

Als Nächstes gilt es, die wesentlichen Angaben für laufende und geplante Projekte zusammenzutragen. Dazu gehören:

  • Ziele/Nutzen und erwarteter Umsatz/Profit
  • Geplanter Abschluss und wichtige Meilensteine
  • Bedarfe an Projektmitarbeitern nach Qualifikationen auf Monatsbasis

… also die Eckdaten, nicht mehr.

Schritt 3: Visualisierung und Transparenz

Übertragen Sie Kapazitäts- und Projektdaten in eine cloudbasierte PPM-Lösung. So erhalten Sie volle Transparenz über:

  • Die aktuelle Auslastungssituation im Gesamtportfolio
  • Projektfortschritte und Ampelstatus pro Vorhaben
  • Budget- und Profitabilitätslage

Schritt 4: Kontinuierliche Verbesserung starten

Zögern Sie nicht loszulegen, selbst wenn die Datenqualität noch nicht optimal ist. Entscheidend ist die ständige Soll/Ist-Überprüfung in regelmäßigen Review-Zyklen. Analysieren Sie in zwei- oder vierwöchigen Meetings:

  • Terminabweichungen und Risiken
  • Ressourcenengpässe im Projektportfolio
  • Abweichungen von Budgets und Ertragserwartungen

Leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein und optimieren Sie die Planung schrittweise. Schaffen Sie außerdem sofort Entlastung für überlastete Ressourcen und reduzieren Sie unnötigen Reporting-Aufwand. So können sich alle aufs Wesentliche konzentrieren: Die zügige Fertigstellung der Vorhaben zur Strategieumsetzung.

Starten Sie noch heute mit Lean Portfolio Management durch! Details und weitere wertvolle Prinzipien finden Sie im Execution Excellence Manifest.…

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Execution Excellence

Zwischen Strategie und Umsetzung klafft oft eine große Lücke.

Es gibt viele strategische Vorhaben, Ideen und Projektpläne. Trotzdem – es wird so verflixt wenig tatsächlich umgesetzt … kennt das sonst noch jemand? 

Dieser Umstand ist leider in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Pläne und Strategien werden aufgestellt, doch wenn es an die Umsetzung geht, hapert es gewaltig.

Die Gründe dafür sind vielfältig: Fehlende Ressourcen, mangelnde Priorisierung, schlechte Kommunikation oder einfach der Widerstand gegen Veränderungen.

Die gute Nachricht:

Durch die Anwendung weniger Prinzipien können Leistungsfähigkeit und Durchsatz Ihrer Projektorganisation schnell und nachhaltig gesteigert werden.

Es bedarf keiner komplexen Methoden oder aufwendigen Restrukturierungen. Mit einigen einfachen, aber effektiven Ansätzen lässt sich die Umsetzungslücke schließen.

Aus der Erfahrung der letzten 15 Jahre im Multiprojekt- und Portfolio-Management verschiedener Unternehmen haben wir das Execution Excellence Manifesto entwickelt: Ein frei verfügbares Dokument mit sechs Prinzipien, deren konsequente Anwendung helfen kann, die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung dauerhaft zu schließen.

Das Execution Excellence Manifesto lässt sich unabhängig von Projektmanagement-Methoden, Frameworks und Branchen einsetzen. Es ist ein flexibles Instrument, das sich an die individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen lässt.

Egal, ob Sie in der Automobilbranche, dem Dienstleistungssektor oder der Softwareentwicklung tätig sind – die Prinzipien des Manifests sind universell anwendbar.

Neugierig?

Sie werden sich wundern, mit welch einfachen Mitteln Sie die Leistungsfähigkeit und den Durchsatz Ihrer Projektorganisation erhöhen können.

So schließen Sie die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung – und zwar dauerhaft.

Keine komplexen Tools oder aufwendigen Schulungen sind dafür notwendig. Mit klaren Vorgaben, einer Kultur der Zusammenarbeit und gezielten Optimierungen kann Ihre Organisation schlanker und effektiver werden.

Das Execution Excellence Manifesto bietet einen nachhaltigen Ansatz, der nicht nur kurzfristige Erfolge verspricht, sondern langfristig zu einer Steigerung der Leistungsfähigkeit führt. Ihre Projekte werden pünktlicher und effizienter umgesetzt, Ressourcen optimal genutzt und Ihr Unternehmen kann sein volles Potenzial entfalten.

Schließen Sie die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung. Nachhaltig.