Führungskräfte und Projektmitarbeitende haben oft unterschiedliche Sichtweisen auf den Stand der laufenden Projekte. Als Einzelperson mit nur der eigenen Perspektive verliert man schnell den Überblick über das große Ganze. Es kommt zu Ineffizienzen, Missverständnissen und Zielkonflikten.
Die einfache Lösung lautet: Schaffen Sie mittels Visualisierung für alle Beteiligten Transparenz über die aktuelle Projektlandschaft! So richten Sie Ihre Organisation auf einen gemeinsames Bild zum Projektportfolio aus.
Der Vorteil visueller Darstellungen
Als visuelle Wesen können wir Menschen komplexe Informationen besonders gut mit Hilfe von Bildern erfassen. Für Projektportfolios eignen sich intuitive Ansichten wie:
Projektübersichten mit Terminen, Budgets, Phasen und Risiken
Portfolio-Heatmaps zu Ressourcen und Kapazitätsauslastung
Fortschrittsansichten mit Projektstatus auf einen Blick
Finanzberichte zu Kosten, Wertbeiträgen und Erträgen.
Solche Visualisierungen geben allen Beteiligten einen Blick auf die aktuelle Situation und schaffen ein gemeinsames Verständnis.
So erreichen Sie ein Alignment der gesamten Organisation
Oft wird das Visualisierungsprinzip jedoch nicht konsequent umgesetzt. Häufige Hemmnisse sind:
Beschränkter Zugriff: Nur wenige haben Zugriff auf Portfolioinformationen.
Insellösungen: Verschiedene, nicht integrierte Tools für Berichte und Visualisierungen.
Manueller Aufwand: Hoher Zeitaufwand für die Datenaufbereitung. (Projektleiter:innen, Hand aufs Herz: Liebt ihr das Reporting?)
Setzen Sie hier an: Nutzen Sie moderne, cloudbasierte Lösungen für Projektportfolio-Management. So haben alle Stakeholder von überall Zugriff auf zentrale, aktuelle Sichten.
Integrieren Sie Reporting und Visualisierung nahtlos in bestehende Systeme und automatisieren Sie Reporting-Aufgaben weitestgehend.
Am wichtigsten: Beseitigen Sie Zugangsbarrieren! Je leichter und niedrigschwelliger der Zugriff auf Portfoliodaten ist, desto besser können Sie ein gemeinsames Verständnis in der Organisation schaffen und die Strategieumsetzung gemeinsam vorantreiben.
Das Execution Excellence Manifest zeigt weitere praxiserprobte Prinzipien für effizientes Projektportfolio-Management.…
Parallel laufende Projekte, ständige Feuerwehr-Einsätze, und der Überblick geht verloren – ein bekanntes Szenario in vielen Unternehmen. Doch es gibt einen Ausweg aus diesem Projektportfolio-Durcheinander:
Kennzahlen: Der Schlüssel zur Transparenz des Projektportfolios
Je mehr Vorhaben gleichzeitig laufen, desto komplexer wird die Gemengelage. Risiken wie Überlastungen, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen treten auf. Ohne aussagekräftige Kennzahlen bleiben Warnzeichen oft unentdeckt, bis es zu spät ist. Richten Sie daher frühzeitig eine effektive Kennzahlen-Überwachung ein.
Drei Kernindikatoren für den Überblick:
Projektfortschritt im Vergleich zu Meilenstein-Plänen
Verhältnis von Ressourcenauslastung zur Kapazität
Finanzstatus inklusive Budgets und Profitabilität
Eine Ampellogik kann den aktuellen Status sofort erkenntlich machen.
Kontinuierliche Bewertung – das Frühwarnsystem
Den entscheidenden Unterschied macht das aktive Monitoring der Kennzahlen. Etablieren Sie daher einen kontrollierten Prüf-Rhythmus, z.B. alle zwei oder vier Wochen.
In diesen Jour Fixe Meetings analysieren Sie Auffälligkeiten, ergründen Abweichungsursachen und leiten bei Bedarf Gegenmaßnahmen ein:
Neubewertung und Priorisierung von Projekten
Zuweisung zusätzlicher Ressourcen und Budgets
Anpassung von Terminen und Eckdaten
So bringen Sie Ihr Projektportfolio auf Kurs und schaffen günstige Bedingungen für die Umsetzung der Unternehmensstrategie.
Ein kerngesundes Projektportfolio durch kennzahlenbasierte Steuerung ist einer der Schlüssel zu exzellenter Strategieumsetzung. Mehr dazu im Execution Excellence Manifest.…
Methoden für effizientes Projektportfolio-Management versprechen enorme Vorteile für Ihr Unternehmen. Aber wie setzen Sie diese in der Praxis bestmöglich um? Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Plan für einen erfolgreichen Start mit Lean Portfolio Management nach dem Prinzip „Starten Sie schnell“.
Schritt 1: Bestandsaufnahme der Kapazitäten durchführen
Beginnen Sie damit, alle verfügbaren Ressourcen für Projektarbeit zu erheben. Ermitteln Sie, wie viele Personentage bzw. Vollzeitäquivalente – am besten aufgegliedert nach den benötigten Skills – in Teams und Fachabteilungen für Projektaufgaben eingeplant sind. Nutzen Sie hierzu am besten die Kapazitätsplanungsfunktionen moderner Portfolio-Tools.
Schritt 2: Kerndetails der Projektvorhaben erheben
Als Nächstes gilt es, die wesentlichen Angaben für laufende und geplante Projekte zusammenzutragen. Dazu gehören:
Ziele/Nutzen und erwarteter Umsatz/Profit
Geplanter Abschluss und wichtige Meilensteine
Bedarfe an Projektmitarbeitern nach Qualifikationen auf Monatsbasis
… also die Eckdaten, nicht mehr.
Schritt 3: Visualisierung und Transparenz
Übertragen Sie Kapazitäts- und Projektdaten in eine cloudbasierte PPM-Lösung. So erhalten Sie volle Transparenz über:
Die aktuelle Auslastungssituation im Gesamtportfolio
Projektfortschritte und Ampelstatus pro Vorhaben
Budget- und Profitabilitätslage
Schritt 4: Kontinuierliche Verbesserung starten
Zögern Sie nicht loszulegen, selbst wenn die Datenqualität noch nicht optimal ist. Entscheidend ist die ständige Soll/Ist-Überprüfung in regelmäßigen Review-Zyklen. Analysieren Sie in zwei- oder vierwöchigen Meetings:
Terminabweichungen und Risiken
Ressourcenengpässe im Projektportfolio
Abweichungen von Budgets und Ertragserwartungen
Leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein und optimieren Sie die Planung schrittweise. Schaffen Sie außerdem sofort Entlastung für überlastete Ressourcen und reduzieren Sie unnötigen Reporting-Aufwand. So können sich alle aufs Wesentliche konzentrieren: Die zügige Fertigstellung der Vorhaben zur Strategieumsetzung.
Starten Sie noch heute mit Lean Portfolio Management durch! Details und weitere wertvolle Prinzipien finden Sie im Execution Excellence Manifest.…
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