Ein Unternehmen startet 80 Projekte gleichzeitig. Keines lässt sich zügig abschließen. Das ist kein Pech oder Unvermögen. Es folgt einer einfachen Logik.
Kürzlich war ich zusammen mit Nicole Weidner bei Thomas Wuttke im Projektmanagement-Podcast (Folge 229). Das Thema: „Weniger ist mehr“. Bezogen auf das Portfoliomanagement.
Was so simpel klingt, provoziert in der Praxis erstaunlich viel Widerstand.
Thomas stellte sofort die richtige Frage: Was sagt denn der Vertrieb dazu? Der stirbt doch bei so einer Argumentation.
Fair enough. Aber die Antwort ist einfacher, als die meisten erwarten.
Das Missverständnis: Weniger heißt nicht Verzicht
„Weniger ist mehr“ bedeutet nicht: weniger Projekte, weniger Umsatz, weniger Ambition. Es bedeutet: weniger gleichzeitig.
Der Unterschied ist entscheidend. Wer 80 Projekte parallel laufen lässt, zwingt die Mitarbeitenden, ständig zwischen Aufgaben zu wechseln. Untersuchungen – unter anderem von Gerald Weinberg – zeigen, dass Context-Switching bis zu 20–25 Prozent der Produktivität kosten kann, wenn man an zwei bis drei Projekten gleichzeitig arbeitet. (Je mehr parallele Projekte es werden, desto mehr schießt dieser Wert in die Höhe.)
Das heißt: Mindestens ein Viertel der bezahlten Arbeitszeit geht verloren – nicht für Ergebnisse, sondern für das Umschalten zwischen Projekten. Für das Wieder-Reinkommen. Für das Beantworten von Rückfragen aus Projekt A, während Projekt B gerade Aufmerksamkeit braucht.
Die Alternative: Starte zunächst nur die wichtigsten Projekte. Staffele den Rest. Jedes einzelne Projekt lässt sich schneller abschließen – und der Gesamtdurchsatz steigt.
„Mach nicht 80 Projekte in deiner Organisation auf einmal, sondern mach erstmal nur die zehn wichtigsten. Dann sorgst du dafür, dass diese 10 Projekte relativ zügig fertig werden – und die nachrückenden Projekte in der Pipeline werden dann genauso schnell fertig.“
Das Grundprinzip ist nicht neu. Es steckt in der Theory of Constraints, in Kanban, in Little’s Law. Was das Execution Excellence Manifesto daraus macht: Die konsequente Übersetzung auf die spezifische Situation von KMU, die weder 18 Monate Zeit für einen umfassenden Change-Prozess noch ein eigenes PMO haben.
Der Golf Diesel und die Systemgrenze
Als Thomas im Podcast nachbohrte – Aber der Vertrieb! – fiel mir eine Analogie ein, die ich seitdem nicht mehr loswerde:
„Jedes System hat eine Maximalkapazität. Ich hatte in meiner Jugend mal einen Golf Diesel mit 54 PS. Ich konnte machen, was ich wollte – der ist keine 200 gefahren. Ging nicht. So hat auch die Delivery in einem Unternehmen systemische Begrenzungen und ist nur zu einem bestimmten maximalen Output in der Lage.“
Die Strategie steht. Die Jahresplanung ist fertig. Aber drei Monate später hakt es in der Umsetzung: Projekte dauern länger als geplant, Prioritäten sind unklar, und trotz 100% Auslastung werden zu wenige Projekte abgeschlossen.
Kommt Ihnen bekannt vor?
Gemeinsam mit der Community of Practice „Pragmatisches Multiprojektmanagement für KMU“ im PMI Germany Chapter organisiere ich am 26. März 2026 das KMU-Event München für Geschäftsführer und Entscheider.
KMU-Event München: Ein Tag, drei Ergebnisse:
Klarheit – Warum Projekte länger dauern als nötig
Zahlen – Ein Business Case für Ihre Situation
Fahrplan – Konkrete Schritte für die ersten Wochen
Keine Theorie-Marathons. Keine Best Practices aus Konzernen, die in KMU nicht funktionieren.
Stattdessen: Pragmatische Methoden, die mit Ihrer bestehenden Mannschaft funktionieren – entwickelt von Praktikern, getestet in der Praxis.
Event-Details:
Datum: 26. März 2026, 09:00–18:00 Uhr
Ort: Xenium AG, München
Für: Geschäftsführer und Entscheider in KMU (50–500 Mitarbeiter)
Execution Excellence – das klingt gut. Aber was haben Sie eigentlich konkret davon?
Execution Excellence transformiert Ihre Geschäftsprozesse, beschleunigt Ihre Projekte, sorgt für deutlich höhere Effizienz und hilft Ihnen, schneller als je zuvor innovative Lösungen auf den Markt zu bringen.
Der Hauptnutzen von Execution Excellence ist die Geschwindigkeit, mit der Unternehmen – parallel zum gut beherrschten Tagesgeschäft – neue, innovative Produkte und Services auf den Markt bringen oder interne Verbesserungs-Projekte abschließen.
Innovationen lassen sich wegen der immer zu erwartenden Unsicherheiten und Risiken nicht detailliert planen. Es werden Schwierigkeiten auftauchen. Sie müssen bereit sein, den Weg, den Sie eingeschlagen haben, bei Bedarf unterwegs zu ändern.
„Fail fast“ – schnelles Scheitern, schnelles Lernen und schnelle Anpassung – wird dann zum Erfolgsfaktor.
Denn dann lernen Sie früher als Ihre Konkurrenz aus den Irrtümern, die unweigerlich auftreten werden.
Dann bringen Sie früher als Ihre Konkurrenz funktionierende Produkte und Services auf den Markt.
Welchen entscheidenden Erfolgsfaktor es dabei gibt (obwohl er vermeintlich vollkommen banal erscheint), darüber sprechen die Autoren des Execution-Excellence-Manifests in ihrer Webinar-Reihe „Umsetzung beschleunigen“.
Die Webinar-Reihe gliedert sich in drei Teile, die Ihnen Schritt für Schritt zeigen,
wie Sie zunächst für sofortige Entlastung sorgen,
wie Sie dann durch die Anwendung weniger pragmatischer Prinzipien dauerhafte Verbesserungen in Ihrem Projektgeschäft herbeiführen,
und schließlich, wie Sie ganz konkret die Umsetzungsschritte angehen können, in kurzer Zeit die Leistungsfähigkeit Ihrer Organisation steigern und Ihre Projekte beschleunigen.
Die Webinare der Reihe „Umsetzung beschleunigen“ dauern jeweils 30 Minuten und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Ihre Organisation in eine schnellere Umsetzung kommt.
Webinar 1: Die Macht der Visualisierung und die Kunst des Weglassens
Webinar 2: Das Execution-Excellence-Manifest – Sechs Prinzipien für schnellere und bessere Umsetzung
Webinar 3: Konkrete Schritte zum Erfolg. Die 5-Workshops-in-4-Wochen-Reihe.
Parallel laufende Projekte, ständige Feuerwehr-Einsätze, und der Überblick geht verloren – ein bekanntes Szenario in vielen Unternehmen. Doch es gibt einen Ausweg aus diesem Projektportfolio-Durcheinander:
Kennzahlen: Der Schlüssel zur Transparenz des Projektportfolios
Je mehr Vorhaben gleichzeitig laufen, desto komplexer wird die Gemengelage. Risiken wie Überlastungen, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen treten auf. Ohne aussagekräftige Kennzahlen bleiben Warnzeichen oft unentdeckt, bis es zu spät ist. Richten Sie daher frühzeitig eine effektive Kennzahlen-Überwachung ein.
Drei Kernindikatoren für den Überblick:
Projektfortschritt im Vergleich zu Meilenstein-Plänen
Verhältnis von Ressourcenauslastung zur Kapazität
Finanzstatus inklusive Budgets und Profitabilität
Eine Ampellogik kann den aktuellen Status sofort erkenntlich machen.
Kontinuierliche Bewertung – das Frühwarnsystem
Den entscheidenden Unterschied macht das aktive Monitoring der Kennzahlen. Etablieren Sie daher einen kontrollierten Prüf-Rhythmus, z.B. alle zwei oder vier Wochen.
In diesen Jour Fixe Meetings analysieren Sie Auffälligkeiten, ergründen Abweichungsursachen und leiten bei Bedarf Gegenmaßnahmen ein:
Neubewertung und Priorisierung von Projekten
Zuweisung zusätzlicher Ressourcen und Budgets
Anpassung von Terminen und Eckdaten
So bringen Sie Ihr Projektportfolio auf Kurs und schaffen günstige Bedingungen für die Umsetzung der Unternehmensstrategie.
Ein kerngesundes Projektportfolio durch kennzahlenbasierte Steuerung ist einer der Schlüssel zu exzellenter Strategieumsetzung. Mehr dazu im Execution Excellence Manifest.…
Methoden für effizientes Projektportfolio-Management versprechen enorme Vorteile für Ihr Unternehmen. Aber wie setzen Sie diese in der Praxis bestmöglich um? Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Plan für einen erfolgreichen Start mit Lean Portfolio Management nach dem Prinzip „Starten Sie schnell“.
Schritt 1: Bestandsaufnahme der Kapazitäten durchführen
Beginnen Sie damit, alle verfügbaren Ressourcen für Projektarbeit zu erheben. Ermitteln Sie, wie viele Personentage bzw. Vollzeitäquivalente – am besten aufgegliedert nach den benötigten Skills – in Teams und Fachabteilungen für Projektaufgaben eingeplant sind. Nutzen Sie hierzu am besten die Kapazitätsplanungsfunktionen moderner Portfolio-Tools.
Schritt 2: Kerndetails der Projektvorhaben erheben
Als Nächstes gilt es, die wesentlichen Angaben für laufende und geplante Projekte zusammenzutragen. Dazu gehören:
Ziele/Nutzen und erwarteter Umsatz/Profit
Geplanter Abschluss und wichtige Meilensteine
Bedarfe an Projektmitarbeitern nach Qualifikationen auf Monatsbasis
… also die Eckdaten, nicht mehr.
Schritt 3: Visualisierung und Transparenz
Übertragen Sie Kapazitäts- und Projektdaten in eine cloudbasierte PPM-Lösung. So erhalten Sie volle Transparenz über:
Die aktuelle Auslastungssituation im Gesamtportfolio
Projektfortschritte und Ampelstatus pro Vorhaben
Budget- und Profitabilitätslage
Schritt 4: Kontinuierliche Verbesserung starten
Zögern Sie nicht loszulegen, selbst wenn die Datenqualität noch nicht optimal ist. Entscheidend ist die ständige Soll/Ist-Überprüfung in regelmäßigen Review-Zyklen. Analysieren Sie in zwei- oder vierwöchigen Meetings:
Terminabweichungen und Risiken
Ressourcenengpässe im Projektportfolio
Abweichungen von Budgets und Ertragserwartungen
Leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein und optimieren Sie die Planung schrittweise. Schaffen Sie außerdem sofort Entlastung für überlastete Ressourcen und reduzieren Sie unnötigen Reporting-Aufwand. So können sich alle aufs Wesentliche konzentrieren: Die zügige Fertigstellung der Vorhaben zur Strategieumsetzung.
Starten Sie noch heute mit Lean Portfolio Management durch! Details und weitere wertvolle Prinzipien finden Sie im Execution Excellence Manifest.…
Zwischen Strategie und Umsetzung klafft oft eine große Lücke. Es gibt viele strategische Vorhaben, Ideen und Projektpläne. Trotzdem – es wird so verflixt wenig tatsächlich umgesetzt … kennt das sonst noch jemand?
Dieser Umstand ist leider in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Pläne und Strategien werden aufgestellt, doch wenn es an die Umsetzung geht, hapert es gewaltig.
Die Gründe dafür sind vielfältig: Fehlende Ressourcen, mangelnde Priorisierung, schlechte Kommunikation oder einfach der Widerstand gegen Veränderungen.
Die gute Nachricht:
Durch die Anwendung weniger Prinzipien können Leistungsfähigkeit und Durchsatz Ihrer Projektorganisation schnell und nachhaltig gesteigert werden.
Es bedarf keiner komplexen Methoden oder aufwendigen Restrukturierungen. Mit einigen einfachen, aber effektiven Ansätzen lässt sich die Umsetzungslücke schließen.
Aus der Erfahrung der letzten 15 Jahre im Multiprojekt- und Portfolio-Management verschiedener Unternehmen haben wir das Execution Excellence Manifesto entwickelt: Ein frei verfügbares Dokument mit sechs Prinzipien, deren konsequente Anwendung helfen kann, die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung dauerhaft zu schließen.
Das Execution Excellence Manifesto lässt sich unabhängig von Projektmanagement-Methoden, Frameworks und Branchen einsetzen. Es ist ein flexibles Instrument, das sich an die individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen lässt.
Egal, ob Sie in der Automobilbranche, dem Dienstleistungssektor oder der Softwareentwicklung tätig sind – die Prinzipien des Manifests sind universell anwendbar.
Neugierig?
Sie werden sich wundern, mit welch einfachen Mitteln Sie die Leistungsfähigkeit und den Durchsatz Ihrer Projektorganisation erhöhen können.
So schließen Sie die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung – und zwar dauerhaft.
Keine komplexen Tools oder aufwendigen Schulungen sind dafür notwendig. Mit klaren Vorgaben, einer Kultur der Zusammenarbeit und gezielten Optimierungen kann Ihre Organisation schlanker und effektiver werden.
Das Execution Excellence Manifesto bietet einen nachhaltigen Ansatz, der nicht nur kurzfristige Erfolge verspricht, sondern langfristig zu einer Steigerung der Leistungsfähigkeit führt. Ihre Projekte werden pünktlicher und effizienter umgesetzt, Ressourcen optimal genutzt und Ihr Unternehmen kann sein volles Potenzial entfalten.
Schließen Sie die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung. Nachhaltig.
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